Financiamento e administração escolar: como garantir que as escolas tenham os recursos financeiros e administrativos necessários para operar

Há uma série de processos que permeiam o dia a dia de uma escola, seja ela pública ou privada. O bom cumprimento de todas essas etapas, capitaneadas pela gestão administrativa da instituição de ensino, é peça-chave para se garantir um excelente processo de ensino-aprendizagem.

Por isso, questões como as transações financeiras ou emissão de notas e documentos, somados a uma série de outros processos administrativos, devem ser muito bem pensados e planejados para que a escola opere da melhor maneira possível e seja capaz de oferecer um ensino de qualidade, além de garantir a sua sobrevivência. É essencial que haja um time extremamente competente e capaz de atuar de forma interligada com as mais variadas áreas.

Esse cuidado vai ser um divisor de águas entre o êxito e o fracasso da escola. Há muita competitividade no mercado e também a necessidade de ser criativo o suficiente para captar estudantes.

Como provocação e convite à reflexão, é fundamental uma análise detalhada do setor de educação no Brasil atualmente. Afinal, pensar diferente é necessário e os dados podem apontar novos caminhos e oportunidades.

Para se ter uma ideia, de acordo com um levantamento do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), quase metade da população brasileira (49,25%, índice que representa cerca de 54,5 milhões de pessoas), que tem 25 anos ou mais, não concluíram o ensino fundamental. Com relação ao ensino médio, 16 milhões de cidadãos (14,65% da população) não finalizaram a etapa final da educação básica.

Os índices ainda revelam que aproximadamente 25% dos jovens adultos, com idades que variam entre 20 e 24 anos, não chegaram até o final do ensino fundamental. Nessa mesma faixa etária, 22,57% não concluíram o ensino médio.

Apesar de existirem questões sociais que favorecem esses números (desemprego e avanço da miséria, por exemplo), é preciso também um repensar sobre as metodologias e abordagens na educação. O Novo Ensino Médio é prova disso.

Uma escola que se antecipa a esse quadro e oferece, por exemplo, cursos em sintonia com o seu público-alvo, com certeza leva vantagem sobre as concorrentes. Rever o planejamento estratégico, sobretudo a médio e longo prazo, é recomendado.

Com criatividade e inovação, dá para encontrar fontes alternativas de renda, de atração de alunos e melhorar o processo de formação acadêmica. “Pensar fora da caixa” não tem contraindicações.

Afinal, o que é a gestão administrativa escolar?

Além de ser estratégica, a gestão administrativa escolar precisa utilizar as melhores práticas para garantir um maravilhoso gerenciamento de processos, recursos e pessoas. Além de seguir as diretrizes da instituição de ensino, a tecnologia será uma parceira perfeita para o êxito das atividades nessa área.

Entre outras atribuições, a gestão administrativa escolar verifica como são utilizados os recursos financeiros e físicos na escola. Também cabe a ela toda a manutenção desse espaço.

Os profissionais dessa área também se dedicam às seguintes tarefas:

• Buscar estratégias para a redução da evasão escolar
• Estudar ações em prol do aumento da captação de alunos
• Promover o engajamento da instituição com a comunidade escolar

Por que cuidar das finanças na escola é essencial?

A escola tem como premissa a transmissão de conhecimentos e a formação completa por meio de um processo de ensino e aprendizagem diferenciado, mas ela também é um negócio e precisa ser bem conduzida nas áreas administrativa e financeira. Esse trabalho terá reflexo em tudo o que ocorre na sala de aula.

Essa integração entre todos os setores em prol da educação exige também uma maravilhosa gestão financeira. Na prática, há os salários de todos os colaboradores, contas a serem pagas e os investimentos necessários.

Por isso, é essencial a sistematização dos procedimentos administrativos voltados para o gerenciamento financeiro da escola. Essa medida, se bem conduzida, garante a eficiência da instituição. Para tanto, é primordial planejar entradas e saídas de recursos por meio de mecanismos voltados à análise e controle. Esses procedimentos independem da natureza do estabelecimento (público ou privado).

Esse controle garante os pagamentos em dia de todos os colaboradores, permite a compra de equipamentos e de outros recursos, assegura reformas e a manutenção completa da estrutura física, torna possível os investimentos em cursos de capacitação, além dos investimentos mais que estratégicos em tecnologia. Esse passo a passo fortalece as ações realizadas e torna a escola altamente competitiva.

Atribuições da administração escolar

• De forma eficiente, deve-se garantir o melhor acesso dos estudantes à escola. O ambiente bem-preparado é um chamariz às novas gerações, sempre em busca de novidades.


• Buscar medidas diferenciadas que assegurem a permanência de alunos e professores na escola é essencial. A instituição tem que ser atraente o suficiente para esses públicos (estrutura moderna, atividades extras, além de planos de cargos e salários mais as oportunidades de formação).


• Fomentar canais de comunicação interativos e construtivos entre a escola e a comunidade escolar. Essa troca gera aproximação e cria vínculos


• Ser capaz de criar extensões entre o conteúdo pedagógico e a realidade do local em que a escola está inserida.


• Em busca da qualidade das atividades realizadas em sala de aula, deve auxiliar na organização das disciplinas, professores, turmas e espaços.


• Investir em ferramentas que auxiliem no desenvolvimento da escola.

Caminhos para uma boa gestão da administração escolar

Para que a gestão da administração escolar seja eficiente e capaz de oferecer serviços de qualidade aos alunos, colaboradores, pais e demais integrantes da comunidade escolar, alguns passos são importantes:

1. Atenção total às burocracias do setor

Há inúmeras questões burocráticas que cercam uma escola. Por isso, os times envolvidos com a administração escolar precisam assegurar que leis e diretrizes sejam seguidas à risca. O não cumprimento dessas medidas pode resultar em multas e dor de cabeça com a justiça. Organização faz a diferença. Um cronograma para a verificação dessas demandas é essencial. Documentos e processos legais devem estar constantemente no radar.

2. Mantenha em dia a manutenção dos espaços da escola

Cabe à gestão administrativa escolar a perfeita conservação da instituição. Isso implica em todos os esforços voltados a manter os locais limpos, organizados e ainda bastante acolhedores. O êxito dessa iniciativa depende da boa manutenção dos espaços escolares, além da administração de outros recursos, como os materiais escolares. Sensibilizar toda a comunidade escolar para a preservação e limpeza dos ambientes e equipamentos faz a diferença. Estabelecer práticas e atitudes que garantam o cumprimento dessas medidas é uma excelente ideia.

3. Promova a integração e a interação da comunidade escolar

A gestão das pessoas é um dos pilares da boa administração escolar. Por isso, na prática, é primordial buscar formas de sensibilizar e envolver todos os componentes da comunidade escolar. Por meio dessas medidas, o ambiente escolar torna-se participativo e a gestão assume um compromisso real com todos os agentes (professores, demais profissionais, alunos e os seus familiares). A boa comunicação deixa a instituição mais humanizada.

4. A boa administração escolar envolve todas as áreas

A administração escolar deve ser integrada, ou seja, capaz de promover a sinergia entre secretaria, financeiro, pedagógico e demais setores. A atuação em conjunto nessas áreas é estratégica, pois permite verificar os status das demandas, prever melhorias, antecipar problemas, propor soluções e melhorar o relacionamento entre os times. Sem dúvida, uma ação bastante benéfica.

5. Abra espaço para a tecnologia

As ferramentas tecnológicas aprimoram o desempenho da escola e devem estar na mira da gestão de administração da instituição. Eles podem otimizar processos e tarefas, trazendo ganhos importantes às rotinas diárias.

Vantagens do investimento em um sistema de gestão

• Garante maior agilidade às atividades realizadas no espaço escolar
• Reduz drasticamente os erros
• Diminui o retrabalho em cada etapa dos diferentes processos
• Traz ganhos de produtividade
• Fornece importantes dados para análise no momento da tomada de decisão
• Oferece um melhor controle nos processos de gestão
• Promove a integração entre os setores
• Propicia uma comunicação mais eficiente e clara nas equipes



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Gestão financeira na berlinda

O sucesso de uma escola depende da boa gestão da administração escolar, que inclui uma robusta estratégia financeira. Nesse quesito, entre outras atribuições, está a redução de custos, que faz bastante diferença nas rotinas diárias.

Veja alguns exemplos:

• Consumo sustentável de papel e da energia elétrica das impressoras
• Utilização consciente da água
• Uso racional de luz nos espaços escolares

Para que essas e outras medidas se tornem realidade, é essencial definir as prioridades da sua escola. Tudo isso deve ser planejado e organizado com responsabilidade e transparência, levando em conta as particularidades da instituição.

O gerenciamento dos recursos financeiros na escola garante seu pleno funcionamento e a distribuição do orçamento deve ser feita com muita atenção. Por essas e outras razões, é essencial elaborar um plano de gastos.

Relatar os gastos também deve ser regra. É interessante manter cópias de todos os documentos fiscais enviados à contabilidade. Aplicativos e outros recursos podem ajudar a organizar melhor contas fixas, contratos de serviços e outras despesas. Optar pela organização em ordem cronológica também facilita os processos.

Apostar em métodos de cobrança eficientes também é uma ótima solução, pois garante resultados positivos. Aliás, buscar alternativas para combater a inadimplência, uma das dores das instituições de ensino privadas, é obrigatório. Além desses pontos, dedique atenção à boa gestão de caixa.

A melhor estratégia: saia na frente dos concorrentes

Inovar é preciso. Ao buscar novas soluções e pensar diferente, a sua escola vai dar saltos importantes em relação a outras instituições. Avalie:

• 1. Diversifique o público e crie opções de cursos ou programas para as diferentes faixas etárias. Pense também em grupos diferenciados, como pessoas com deficiência (PcD). A inclusão e a diversidade são temas urgentes atualmente.
• 2. Faça uso de novas tecnologias. Busque ferramentas e sistemas de ensino, aulas interativas e até intercâmbios.
• 3. Promova um planejamento estratégico, de médio e longo prazo, com o objetivo de identificar e antecipar as necessidades do mercado.
• 4. Tenha a eficiência operacional como meta.
• 5. Avance na produção e geração de conhecimento. Daí, podem surgir novas fontes alternativas de renda.

Com todas essas dicas e orientações, a sua escola tem condições de garantir uma excelente gestão da administração escolar. Com as finanças em dia e muitas estratégias, é possível ampliar a atuação no mercado e conquistar novos alunos.

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